Comparaison des fournisseurs de salles de données pour 2024

Caractéristiques nécessaires de la salle de données virtuelle

Contrôle des documents

Les salles de données virtuelles permettent d'organiser, de sécuriser et de partager des documents/fichiers sensibles avec des équipes internes, externes et des tiers.

Organisation et présentation du contenu

Les salles de données virtuelles permettent d'améliorer l'organisation des documents sous la forme de structures de dossiers ou de balises. Les structures de dossiers organisées aident les équipes à localiser et à accéder efficacement aux documents, ainsi qu'à contrôler qui a accès à quoi.

Surveillance de l'activité des utilisateurs

Les salles de données virtuelles fournissent des mises à jour en temps réel et des analyses détaillées sur les personnes qui ont apporté les modifications. Ils peuvent également être utilisés pour donner un aperçu du processus d'examen des documents.

Préparation et révision accélérées des documents

Lorsqu'il s'agit de délais compressés, les administrateurs de salles peuvent facilement configurer et gérer les autorisations relatives aux fichiers, les configurations administratives et les tâches de diligence. Les administrateurs peuvent également apporter des modifications groupées aux autorisations, aux politiques et à la structure des salles.

Ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'une salle de données virtuelle

Définissez vos besoins en matière de VDR par cen tenant compte des questions suivantes :

• De combien d'espace de stockage avez-vous besoin ?
• Quels types de fichiers et de documents allez-vous stocker ?
• Quel est ton budget ?
• Quels membres de l'équipe utiliseront la salle de données ?
• L'ensemble de l'entreprise utilisera-t-il la salle de données ?
• Le VDR sera-t-il simplement utilisé pour stocker des documents ou sera-t-il à d'autres fins ?
• L'utilisation de la salle de données aura-t-elle une incidence sur les flux de travail ?

Identifier les fonctionnalités souhaitées

1. Sécurité

Sécurité est de la plus haute importance lors de la sélection d'un VDR.

Lorsque vous envisagez un fournisseur de salle de données virtuelle, recherchez des options conformes à la norme ISO 27081. De même, éliminez les options qui ne disposent pas d'une authentification à deux facteurs (pour réduire le vol de mots de passe), de méthodes de cryptage robustes (pour protéger les documents) et de fonctionnalités de filigrane numérique (pour empêcher la copie illégale).

2. Fonctionnalités de gestion des documents

Certaines salles de données virtuelles, telles que FirmRoom, permettent aux équipes non seulement de stocker des documents et des fichiers, mais également d'inclure une recherche dans le texte, des visualiseurs de documents et Excel intégrés et divers filtres de documents.

3. Paramètres d'autorisation

‍Les paramètres d'autorisation sont essentiels à explorer lors de l'achat d'un VDR. Les paramètres importants à rechercher sont la lecture seule, l'affichage avec un filigrane, le téléchargement avec un filigrane et le téléchargement de l'original. La spécificité des paramètres d'autorisation varie et peut avoir un impact sur votre collaboration et la sécurité des documents.

4. Analytique

Une salle de données doit fournir des données sur tous les utilisateurs, activités, fichiers et documents de la salle. C'est utile non seulement du point de vue de la sécurité, mais également du point de vue de la gestion de projet, car cela permet aux administrateurs d'identifier les obstacles potentiels, de mesurer les niveaux d'interaction des utilisateurs et d'éviter les tâches redondantes.

5. Assistance à la clientèle

Les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles offrent un support client en direct 24h/24 et 7j/7. Discutez en ligne avec le service client ou appelez la ligne de service client pour évaluer la réactivité du fournisseur.

6. Tenez compte de votre budget

Tarification seront abordés plus en détail dans ce guide ; il s'agit toutefois d'un facteur important à prendre en compte lors de la sélection d'un VDR. Lisez les avis (avec un grain de sel) et contactez les fournisseurs pour demander un essai gratuit afin de vérifier si la plateforme répond à vos besoins. Faites attention à l'interface, à la facilité d'utilisation et à l'efficacité.

Salles de données virtuelles par cas d'utilisation

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples typiques de cas de salles de données virtuelles, en plus du stockage de données le plus évident. Si vous vous trouvez dans l'une de ces positions, une salle de données virtuelle peut valoir la peine d'être envisagée

FUSIONS-ACQUISITIONS

‍Les salles de vente virtuelles sont souvent utilisées pendant la phase de due diligence des fusions et acquisitions, en tant que lieu de conservation et de partage de milliers de documents avec différentes équipes, telles que des acheteurs et des vendeurs potentiels.

Gestion des documents du pipeline

Un pipeline de transactions est l'illustration ou la représentation visuelle de toutes les offres en cours, classées par étapes et par potentiel qui existe à chaque étape. Les salles de données virtuelles peuvent être utilisées pour organiser les fichiers nécessaires à chaque étape du pipeline de transactions afin de fournir un accès rapide et efficace aux données les plus récentes disponibles.

Les VDR permettent de garantir une diffusion ininterrompue des informations et d'éliminer toute perte potentielle d'informations. Les salles de données peuvent être utilisées pour faciliter la préparation des dossiers, gérer l'accès des utilisateurs, télécharger des documents mis à jour, échanger des informations, partager des notes de prospects, compiler des sources d'informations et contrôler la distribution des données.

Due diligence

Grâce à l'utilisation d'une salle de données dotée d'une fonctionnalité de questions-réponses, il est possible de synchroniser tous les processus liés à la due diligence, y compris les demandes de diligence, la communication et la gestion des documents, en un seul endroit, adapté à la fois aux acheteurs et aux vendeurs.

De nombreuses salles de données, comme FirmRoom, proposent des modèles de structure de dossiers de diligence prédéfinis qui présentent toutes les informations requises. Les équipes peuvent télécharger le modèle et la salle sera structurée en conséquence.

INTRODUCTION EN BOURSE

Les entreprises qui se préparent à une introduction en bourse, ou IPO, trouvent les salles de données extrêmement utiles. Les salles de données virtuelles permettent de gérer l'ensemble du processus de documentation tout en partageant les informations de l'entreprise en toute sécurité avec les actionnaires, les souscripteurs et tous les tiers concernés.

Partenariats

À l'instar des fusions et acquisitions, les partenariats consistent à conclure un accord avec une autre entreprise pour démarrer une entreprise ensemble sans pour autant fusionner complètement. Il s'agit d'accords mutuellement bénéfiques qui, comme dans le cas des fusions et acquisitions, nécessitent un partage important de données. Ces données peuvent être partagées dans une salle de données virtuelle, afin que les deux entreprises aient accès à toutes les informations en même temps dans un environnement sécurisé.

Réalisation d'audits

Bien que les audits ne soient l'activité préférée de personne, ils constituent un mal nécessaire. Les salles de données virtuelles peuvent rendre le processus d'audit un peu moins pénible ; toutes les politiques, procédures, comptes et autres documents de l'entreprise peuvent être partagés avec des auditeurs externes en lecture seule via une salle de données dotée d'autorisations spécifiques.

Mobilisation de capitaux

L'augmentation du financement est un élément extrêmement important pour soutenir une nouvelle entreprise. Pour ce faire, les informations financières privées concernant votre entreprise doivent être partagées avec les investisseurs alors que vous essayez de les convaincre que votre produit ou service est le meilleur. Des salles de données virtuelles sont utilisées lors de la collecte de fonds pour faciliter ce partage d'informations avec les parties prenantes et les prospects.

Conseil

La confidentialité et le respect de la vie privée sont les principales priorités des sociétés de conseil qui ont besoin d'un environnement contrôlé, fourni par un VDR.

Fabrication

Les industries manufacturières utilisent les VDR pour partager de nouvelles conceptions ou des données de projet.

Tout type de partage de documents

Si votre entreprise perd des documents ou a du mal à trouver des fichiers, une salle de données virtuelle pourrait vous convenir.

Une enquête mondiale menée par IDC auprès des travailleurs et des professionnels de l'informatique en 2012 a révélé que les problèmes liés à la documentation sont à l'origine de 21,3 % des pertes de productivité. Pour y remédier, stockez-les tous dans une salle de données virtuelle où tous les membres de l'entreprise pourront accéder à ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Applications industrielles

Non seulement les salles de données virtuelles ont de nombreuses utilisations, mais elles s'appliquent également à de nombreux secteurs d'activité.

Technologie

Les salles de données virtuelles permettent aux entreprises technologiques de partager des informations entre des équipes réparties dans le monde entier afin de faciliter la diffusion des idées au sein des entreprises.

Banque d'investissement

Les processus des banques d'investissement tels que les introductions en bourse, la levée de capitaux et les fusions et acquisitions peuvent exiger d'énormes quantités de partage d'informations, pour lesquelles la salle de données virtuelle est parfaitement adaptée.

Développement de l'entreprise

Grâce à une salle de données virtuelle, les entreprises peuvent identifier des tendances dans des données qu'elles n'auraient peut-être pas remarquées autrement afin de déterminer leur stratégie d'entreprise.

Capital-investissement et capital-risque

Les sociétés de capital-investissement et de capital-risque analysent généralement plusieurs transactions à la fois et s'appuient sur des salles de données virtuelles pour organiser en toute sécurité toutes ces données afin de garantir une gestion efficace de chaque transaction en cours de réalisation.

Secteur juridique

Les salles de données virtuelles peuvent éliminer les montagnes de formalités habituelles en introduisant le partage électronique de documents. Cela rationalise le processus pour tous les types de procédures judiciaires.

Sciences de la vie

Les entreprises du secteur des sciences de la vie utilisent des salles de données virtuelles pour tout, des résultats des essais cliniques à la conformité HIPAA, en passant par les licences IP et le stockage des dossiers des patients.

Startups

Lorsque les startups discutent avec des investisseurs potentiels, les salles de données les aident à analyser les intérêts. Les salles de données virtuelles permettent aux startups de voir quels investisseurs passent le plus de temps à examiner des documents spécifiques de l'entreprise et combien de temps ils ont passé dans une salle pour avoir une meilleure idée de leur niveau d'engagement.‍

Agents commerciaux

Une salle de données virtuelle fournit un moyen accessible de partager des informations sur les transactions et les clôtures, quel que soit le secteur d'activité ou le volume de formalités administratives.

Tarification des salles de données virtuelles

Combien coûte une salle de données virtuelle ?

Les tarifs des salles de données ne sont pas tous identiques. Une structure par page, comme son nom l'indique, facture par page. Le coût est généralement de 0,50$ à 0,60$ par page.

Une structure par utilisateur couvre un nombre défini de licences utilisateur pour un coût mensuel, généralement compris entre 100 et 250 dollars, et facture des frais supplémentaires pour chaque utilisateur. Certains fournisseurs basent leur tarification sur la taille du stockage et autorisent un certain nombre de Go ou une gamme de Go. D'autres encore facturent des frais fixes, y compris une quantité spécifique de données, un nombre illimité de pages et un nombre illimité d'utilisateurs pour un prix fixe par mois. Il s'agit de l'option utilisée par FirmRoom.

Qu'est-ce qui les différencie ?

Tarification VDR est affectée par divers facteurs, notamment la présence de fonctionnalités telles que la sécurité, la gestion des données, la gestion de projet, les fonctionnalités, les analyses et les intégrations logicielles. Trouvez un équilibre entre ce que vous recherchez en termes de fonctionnalités et de coût.

Meilleur rapport prix/fonctionnalités

D'après nos recherches, ces fournisseurs de salles de données présentent le meilleur rapport prix/fonctionnalités.

1. Chambre ferme
2. Docs sécurisés
3. Partager un fichier
4. Firmex
5. Ansarada
6. Intralinks
7. Site de données Merrill

Mais vous devrez vous en rendre compte par vous-même. Gardez notre guide à l'esprit lorsque vous évaluerez vos options !

Quelle est la meilleure salle de données pour les startups ?

Une tarification juste et transparente

Les meilleures salles de données virtuelles pour les startups sont celles qui proposent des structures tarifaires forfaitaires et transparentes. Pour les entreprises en démarrage, chaque centime compte. Les startups devraient éviter d'utiliser des salles de données coûteuses, par page, telles qu'Intralinks et Datasite, et choisir un fournisseur forfaitaire, tel que FirmRoom.

Courbe d'adoption courte

En général, dans les startups, les employés portent de nombreuses casquettes différentes et n'ont pas le temps de se familiariser avec des plateformes complexes ou d'utiliser une interface maladroite. Les startups doivent sélectionner un fournisseur de VDR facile à apprendre, avec une courbe d'adoption très courte et doté d'un service client 24h/24 et 7j/7 si nécessaire.

Quelle est la meilleure salle de données pour les fusions et acquisitions ?

Stockage fiable des données et affichage intégré à la plateforme

Les transactions sont imprévisibles, tout comme la quantité de stockage de données qu'elles nécessitent. Les équipes de fusions et acquisitions doivent choisir un fournisseur de salle de données virtuelle capable de stocker d'importantes quantités de données, de prendre en charge différents types de fichiers et d'être équipé de visualisations intégrées à la plateforme. Si les équipes peuvent stocker et accéder à leurs fichiers en toute confiance au même endroit, elles n'auront pas à jongler entre plusieurs plateformes et pourront se concentrer sur la transaction.

Normes de sécurité élevées et autorisations personnalisables

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Les documents de transaction doivent être accessibles en toute sécurité à plusieurs parties, mais tout le monde ne doit pas avoir le même niveau d'accès. Les équipes de fusions et acquisitions doivent sélectionner une plateforme de salle de données virtuelle qui non seulement répond aux normes du secteur, mais qui va au-delà pour protéger leurs données. Ils doivent également être en mesure de contrôler le type d'autorisations dont dispose chaque utilisateur, y compris pour chaque fichier individuel.

Ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'une salle de données virtuelle

Définir les besoins et les capacités

Réfléchissez aux questions suivantes :

• De combien d'espace de stockage avez-vous besoin ?
• Quels types de fichiers et de documents allez-vous stocker ?
• Quel est ton budget ?
• Quels membres de l'équipe utiliseront la salle de données ?
• L'ensemble de l'entreprise utilisera-t-il la salle de données ?
• Le VDR sera-t-il simplement utilisé pour stocker des documents ou sera-t-il à d'autres fins ?
• L'utilisation de la salle de données aura-t-elle une incidence sur les flux de travail ?

Identifier les fonctionnalités souhaitées

1. Sécurité

Sécurité est de la plus haute importance lors de la sélection d'un VDR.

Lorsque vous envisagez des salles de données virtuelles, vous devez rechercher uniquement des options conformes à la norme ISO 27081. De même, éliminez les options qui ne disposent pas d'une authentification à deux facteurs pour réduire le vol de mots de passe, de méthodes de cryptage robustes pour protéger les documents et de fonctionnalités de filigrane numérique pour empêcher la copie illégale.

2. Fonctionnalités de gestion des documents

Certaines salles de données virtuelles, telles que FirmRoom, permettent aux équipes non seulement de stocker des documents et des fichiers, mais également d'inclure une recherche dans le texte, une visionneuse de documents et Excel intégrée et divers filtres.

3. Paramètres d'autorisation

‍Les paramètres d'autorisation sont essentiels à explorer lors de l'achat d'un VDR. Les éléments importants à rechercher sont les options « affichage uniquement » et le partage et les restrictions spécifiques ou partiels de documents. La spécificité des paramètres d'autorisation varie et peut avoir un impact sur votre collaboration et la sécurité des documents.

4. Analytique

Votre salle de données doit fournir des données sur tous les utilisateurs, activités, fichiers et documents de la salle. C'est utile non seulement du point de vue de la sécurité, mais également du point de vue de la gestion de projet, car cela vous permet d'identifier les obstacles potentiels, d'évaluer les niveaux d'interaction des utilisateurs et d'éviter les tâches redondantes.

5. Assistance à la clientèle

Les meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles offrent un support client en direct 24h/24 et 7j/7. Discutez en ligne avec le service client ou appelez la ligne de service client pour évaluer le niveau de réactivité et votre expérience, car cela vous sera inévitablement utile en fin de compte.

6. Tenez compte de votre budget

Tarification seront abordés plus en détail dans ce guide ; toutefois, il s'agit d'un facteur important à prendre en compte lors du processus d'obtention d'un AVDR. Lisez les avis (avec un grain de sel) et contactez les fournisseurs pour demander un essai gratuit afin d'être sûr que cela vous convient. Faites attention à l'interface, à la facilité d'utilisation et à l'efficacité.

Salles de données virtuelles par cas d'utilisation

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples typiques de cas d'utilisation de salles de données virtuelles, en plus du stockage de données le plus évident. Si vous vous trouvez dans l'une de ces positions, une salle de données virtuelle peut valoir la peine d'être envisagée

FUSIONS-ACQUISITIONS

‍Les salles de vente virtuelles sont souvent utilisées pendant la phase de due diligence des fusions et acquisitions en tant que lieu de conservation et de partage de milliers de documents avec différentes équipes, telles que des acheteurs et des vendeurs potentiels.

Gestion des documents du pipeline

Un pipeline de transactions est l'illustration ou la représentation visuelle de toutes les offres en cours, classées par étapes et par potentiel qui existe à chaque étape. Les salles de données virtuelles peuvent être utilisées pour organiser les fichiers nécessaires à chaque étape du pipeline de transactions afin de fournir un accès rapide et efficace aux données les plus récentes disponibles.

Les VDR permettent de garantir une diffusion ininterrompue des informations et d'éliminer toute perte potentielle d'informations. Les salles de données peuvent être utilisées pour faciliter la préparation des dossiers, gérer l'accès des utilisateurs, télécharger des documents mis à jour, échanger des informations, partager des notes de prospects, compiler des sources d'informations et contrôler la distribution des données.

Due diligence

Grâce à l'utilisation d'une salle de données dotée d'une fonctionnalité de questions-réponses, il est possible de synchroniser tous les processus liés à la due diligence, y compris les demandes de diligence, la communication et la gestion des documents, en un seul endroit, adapté à la fois aux acheteurs et aux vendeurs.

De nombreuses salles de données, comme FirmRoom, proposent des modèles de structure de dossiers de diligence prédéfinis qui présentent toutes les informations requises. Les équipes peuvent télécharger le modèle et la salle sera structurée en conséquence.

INTRODUCTION EN BOURSE

Les entreprises qui se préparent à une introduction en bourse, ou IPO, trouvent les salles de données extrêmement utiles. Les salles de données virtuelles permettent de gérer l'ensemble du processus de documentation tout en partageant les informations de l'entreprise en toute sécurité avec les actionnaires, les souscripteurs et tous les tiers concernés.

Partenariats

À l'instar des fusions et acquisitions, les partenariats consistent à conclure un accord avec une autre entreprise pour démarrer une entreprise ensemble sans pour autant fusionner complètement. Il s'agit d'accords mutuellement bénéfiques qui, comme dans le cas des fusions et acquisitions, nécessitent un partage important de données. Ces données peuvent être partagées dans une salle de données virtuelle, afin que les deux entreprises aient accès à toutes les informations en même temps dans un environnement sécurisé.

Réalisation d'audits

Bien que les audits ne soient l'activité préférée de personne, ils constituent un mal nécessaire. Les salles de données virtuelles peuvent rendre le processus d'audit un peu moins pénible ; toutes les politiques, procédures, comptes et autres documents de l'entreprise peuvent être partagés avec des auditeurs externes en lecture seule via une salle de données dotée d'autorisations spécifiques.

Mobilisation de capitaux

L'augmentation du financement est un élément extrêmement important pour soutenir une nouvelle entreprise. Pour ce faire, les informations financières privées concernant votre entreprise doivent être partagées avec les investisseurs alors que vous essayez de les convaincre que votre produit ou service est le meilleur. Des salles de données virtuelles sont utilisées lors de la collecte de fonds pour faciliter ce partage d'informations avec les parties prenantes et les prospects.

Conseil

La confidentialité et le respect de la vie privée sont les principales priorités des sociétés de conseil qui ont besoin d'un environnement contrôlé, fourni par un VDR.

Fabrication

Les industries manufacturières utilisent les VDR pour partager de nouvelles conceptions ou des données de projet.

Tout type de partage de documents

Si votre entreprise perd des documents ou a du mal à trouver des fichiers, une salle de données virtuelle pourrait vous convenir.

Une enquête mondiale menée par IDC auprès des travailleurs et des professionnels de l'informatique en 2012 a révélé que les problèmes liés à la documentation sont à l'origine de 21,3 % des pertes de productivité. Pour y remédier, stockez-les tous dans une salle de données virtuelle où tous les membres de l'entreprise pourront accéder à ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.

Applications industrielles

Non seulement les salles de données virtuelles ont de nombreuses utilisations, mais elles s'appliquent également à de nombreux secteurs d'activité.

Technologie

Les salles de données virtuelles permettent aux entreprises technologiques de partager des informations entre des équipes réparties dans le monde entier afin de faciliter la diffusion des idées au sein des entreprises.

Banque d'investissement

Les processus des banques d'investissement tels que les introductions en bourse, la levée de capitaux et les fusions et acquisitions peuvent exiger d'énormes quantités de partage d'informations, pour lesquelles la salle de données virtuelle est parfaitement adaptée.

Développement de l'entreprise

Grâce à une salle de données virtuelle, les entreprises peuvent identifier des tendances dans des données qu'elles n'auraient peut-être pas remarquées autrement afin de déterminer leur stratégie d'entreprise.

Capital-investissement et capital-risque

Les sociétés de capital-investissement et de capital-risque analysent généralement plusieurs transactions à la fois et s'appuient sur des salles de données virtuelles pour organiser en toute sécurité toutes ces données afin de garantir une gestion efficace de chaque transaction en cours de réalisation.

Secteur juridique

Les salles de données virtuelles peuvent éliminer les montagnes de formalités habituelles en introduisant le partage électronique de documents. Cela rationalise le processus pour tous les types de procédures judiciaires.

Sciences de la vie

Les entreprises du secteur des sciences de la vie utilisent des salles de données virtuelles pour tout, des résultats des essais cliniques à la conformité HIPAA, en passant par les licences IP et le stockage des dossiers des patients.

Startups

Lorsque les startups discutent avec des investisseurs potentiels, les salles de données les aident à analyser les intérêts. Les salles de données virtuelles permettent aux startups de voir quels investisseurs passent le plus de temps à examiner des documents spécifiques de l'entreprise et combien de temps ils ont passé dans une salle pour avoir une meilleure idée de leur niveau d'engagement.‍

Agents commerciaux

Une salle de données virtuelle fournit un moyen accessible de partager des informations sur les transactions et les clôtures, quel que soit le secteur d'activité ou le volume de formalités administratives.

Tarification des salles de données virtuelles

Combien coûte une salle de données virtuelle ?

Les tarifs des salles de données ne sont pas tous identiques. Une structure par page, comme son nom l'indique, facture par page. Le coût est généralement de 0,50$ à 0,60$ par page.

Une structure par utilisateur couvre un nombre défini de licences utilisateur pour un coût mensuel, généralement compris entre 100 et 250 dollars, et facture des frais supplémentaires pour chaque utilisateur. Certains fournisseurs basent leur tarification sur la taille du stockage et autorisent un certain nombre de Go ou une gamme de Go. D'autres encore facturent des frais fixes, y compris une quantité spécifique de données, un nombre illimité de pages et un nombre illimité d'utilisateurs pour un prix fixe par mois. Il s'agit de l'option utilisée par FirmRoom.

Qu'est-ce qui les différencie ?

Tarification VDR est affectée par divers facteurs, notamment la présence de fonctionnalités telles que la sécurité, la gestion des données, la gestion de projet, les fonctionnalités, les analyses et les intégrations logicielles. Il est important de trouver un équilibre entre ce que vous recherchez en termes de fonctionnalités et de coût.

Meilleur rapport prix/fonctionnalités

D'après nos recherches, ces fournisseurs de salles de données présentent le meilleur rapport prix/fonctionnalités.

1. Chambre ferme
2. Docs sécurisés
3. Partager un fichier
4. Firmex
5. Ansarada
6. Intralinks
7. Site de données Merrill

Mais vous devrez vous en rendre compte par vous-même. Gardez notre guide à l'esprit lorsque vous évaluerez vos options !