7 meilleures salles de données gratuites : devriez-vous payer 0$ ? (+Comment choisir)

Stockage sécurisé des données est l'une des considérations les plus importantes pour les startups et les entreprises établies dans tous les secteurs.

Pour les startups en particulier, la rentabilité est de la plus haute importance pour disposer de toutes les fonctionnalités souhaitées sans dépasser votre budget.

Il existe de nombreuses options rentables et gratuites pour les salles de données virtuelles, mais un fournisseur à faible coût peut finir par coûter plus cher si la salle de données ne convient pas à votre cas d'utilisation.

Liste des 7 salles de données gratuites (et à faible coût)

1. Chambre ferme
2. Boîte
3. Boucle à points
4. Clinqué
5. Koofr
6. Fotopie
7. Dropbox

1. Chambre ferme

FirmRoom est une salle de données virtuelle de premier plan spécialement conçue pour les fusions et acquisitions. Toutes les fonctions essentielles d'une salle de données virtuelle sont présentées dans FirmRoom, telles que le téléchargement par glisser-déposer, le téléchargement de fichiers en masse et des paramètres d'autorisations spécifiques.

Des fonctionnalités de recherche avancées facilitent la localisation des documents, ce qui permet de rationaliser le processus de due diligence. Avec FirmRoom, vous pouvez également placer des filigranes sur chaque document et les utiliser comme paramètre d'autorisation.

De plus, vous pouvez consulter des analyses en temps réel pour savoir quels documents ont été consultés et combien de temps a été consacré à chaque document.

FIRMroom est entièrement Conforme à la SEC et à la FINRA, et place la sécurité au premier rang de ses priorités. La plate-forme est également conviviale et comprend un support client par chat en direct.

FirmRoom utilise une tarification forfaitaire au lieu d'une tarification par page. La tarification par page peut s'avérer considérablement moins chère pour les offres qui nécessitent de grandes quantités de données.

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2. Boîte

Box est une option de salle de données virtuelle à faible coût. Box permet la collaboration entre les équipes, les clients, les partenaires et les fournisseurs via le Content Cloud. Des intégrations de programmes externes sont également possibles sur le Content Cloud. Box propose également Box Sign, qui permet de signer électroniquement des documents, des contrats de vente, des lettres d'offre, etc.

Les flux de travail peuvent être automatisés pour des processus tels que l'intégration des ressources humaines et la gestion des contrats afin de rendre le travail plus efficace. Les autres fonctionnalités incluent la surveillance intelligente, la migration de contenu et un système de plateforme ouverte. Bien que Box ne soit pas rentable, elle ne dispose pas de fonctionnalités de sécurité par rapport à FirmRoom et à d'autres salles de données virtuelles haut de gamme. Ce n'est peut-être pas le meilleur choix pour les transactions commerciales sensibles.  

3. Boucle à points

Dotloop est également peu coûteux. Dotloop permet la collaboration, l'audit et la gestion du stockage des données. La plateforme Dotloop met l'accent sur l'expérience client et facilite l'édition, la signature électronique, le partage et le stockage des contrats pour toutes les parties concernées. Dotloop met également l'accent sur la composante communautaire de la plateforme, en créant un réseau d'utilisateurs sur la plateforme qui peuvent collaborer sur des idées et répondre aux questions au fur et à mesure qu'elles se présentent.

Ils proposent également des webinaires de formation et des équipes de service dédiées pour résoudre les problèmes. Dotloop propose également des modèles intégrés pour accélérer les flux de travail, ainsi que des options d'automatisation des flux de travail. Cependant, étant donné que Dotloop n'offre pas de protection des données et de gestion de due diligence, ce n'est pas le meilleur choix pour gérer des fusions et acquisitions complexes. Le principal public cible de Dotloop est constitué des courtiers et agents immobiliers.

4. Clinqué

Clinked est une salle de données virtuelle à faible coût dotée de fonctionnalités clés telles que le service client 24h/24 et 7j/7, la gestion de la due diligence et la protection des données. Ils proposent un portail client permettant de collaborer, de partager des fichiers et de communiquer avec les clients en temps réel. Le portail des partenaires est une offre similaire, axée sur les entreprises partenaires plutôt que sur les clients.

Ils proposent la personnalisation du portail en fonction de l'image de marque de l'entreprise, des fonctionnalités de signature électronique, des formulaires de commentaires, des tableaux de bord intégrés qui peuvent fonctionner de manière fonctionnelle avec Google Sheets et l'intégration d'applications. La protection des données s'effectue via le SSO et la protection par mot de passe pour les fichiers et dossiers confidentiels. Clinked fournit également une piste d'audit comprenant toutes les activités des utilisateurs. Cependant, Clinked ne propose pas d'autorisations basées sur les rôles ni de gestion du stockage des données. Dans cette optique, ce ne serait pas une bonne solution pour les fusions et acquisitions.

5. Koofr

Koofr est un fournisseur de data room virtuelle à faible coût qui propose jusqu'à 2 Go de stockage gratuit. Koofr a la capacité de s'intégrer à d'autres sites de stockage dans le cloud et est également convivial et parfait pour les débutants. Les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des fichiers via des liens sécurisés expirant ou utiliser des autorisations pour partager des fichiers avec d'autres utilisateurs.

Koofr ne suit pas les activités des utilisateurs et protège la confidentialité en cryptant les données stockées dans des centres de données basés dans l'UE. Cependant, Koofr ne propose pas de fonctionnalités de collaboration et ne propose pas de fonctionnalités adaptées aux fusions et acquisitions et à la due diligence, telles que les journaux d'audit, le filigrane et les analyses. Le support client est également largement indisponible.

6. Fotopie

Ftopia est un service de partage de documents en ligne qui permet aux professionnels et à leurs équipes de créer des espaces de travail privés personnalisés et d'inviter les clients, les fournisseurs et les employés à partager facilement des fichiers. Ftopia est utilisé comme référentiel de projets, serveur FTP et serveur de partage de fichiers sécurisé. Ils offrent jusqu'à 10 utilisateurs, 3 chambres et 5 Go gratuitement.

Comparés à d'autres VDR gratuits, ils offrent les fonctionnalités les plus avancées, telles que la personnalisation de la marque, les autorisations, la collaboration et l'auditabilité. Les offres de sécurité incluent le cryptage des données, la protection contre les intrusions, la redondance automatique des données, la gestion des droits d'accès et une protection certifiée SAS 70 Type II. Cependant, il n'est pas conçu spécifiquement pour les fusions et acquisitions ou la due diligence.

7. Dropbox

Dropbox est une plateforme de stockage cloud pour les documents, les photos et les informations. Chaque utilisateur télécharge un dossier Dropbox sur son ordinateur et le contenu de ce dossier est synchronisé en permanence avec les autres utilisateurs du réseau. Les fichiers sont mis à jour en temps réel, ce qui garantit qu'ils sont à jour sur tous les emplacements et appareils. Dropbox a été fondée en tant qu'offre de stockage dans le cloud, mais a développé d'autres fonctionnalités pour la rendre compétitive par rapport aux salles de données émergentes sur le marché.

Dropbox a été l'une des premières plateformes de stockage dans le cloud, compte plus d'un demi-milliard d'utilisateurs et s'est fait un nom auprès des utilisateurs personnels, commerciaux et éducatifs.

Cependant, Dropbox ne dispose pas de fonctionnalités de sécurité avancées ni d'une conception adaptée aux fusions et acquisitions et à la due diligence, et convient parfaitement à un usage personnel. Pour en savoir plus, consultez notre Comparaison entre Dropbox et data room.

Quelle est la différence entre les fournisseurs de salles de données virtuelles ?

Les fournisseurs de salles de données virtuelles diffèrent considérablement en fonction de divers facteurs, et les fournisseurs de VDR gratuits présentent certaines différences majeures par rapport aux fournisseurs de VDR payants.

Fournisseurs VDR payants, telles que FirmRoom, incluent des fonctionnalités plus avancées en termes de sécurité et de suivi du coût de la salle de données, alors que les salles de données gratuites ne le font pas.

Fournisseurs VDR gratuits manquent également d'autres fonctionnalités qui peuvent être nécessaires à la gestion des transactions. Le service client fait souvent défaut chez les fournisseurs de VDR gratuits ; au lieu de fournir une assistance clientèle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec un responsable du service client attitré, les fournisseurs gratuits mettent souvent quelques jours pour répondre aux demandes écrites. Avec les fournisseurs de VDR payants, chaque fois qu'un problème peut survenir, une assistance est toujours disponible en un clic.

Quelques autres principales différences entre les fournisseurs de salles de données virtuelles mentionnés ci-dessus sont mis en évidence ci-dessous :

Comme indiqué précédemment, les salles de données gratuites ne peuvent pas être utilisées pour les transactions ou le traitement de données sensibles en raison de leur absence de fonctionnalités de sécurité. La facilité d'accès du public aux salles de données gratuites peut entraîner une perte de confidentialité. Les salles de données gratuites présentent également une forte probabilité de violations.

Pourquoi les startups choisissent-elles des solutions VDR telles que FirmRoom ?

Facilité d'utilisation et interface intuitive

‍Les startups peuvent consacrer moins de temps à former toutes les parties impliquées dans la transaction à l'utilisation de la salle, au téléchargement/au téléchargement de documents, etc.

Viewer facile à utiliser

Cela recherche dans les documents avec un filigrane personnalisé pour afficher les documents. Les documents peuvent être consultés en ligne à l'aide d'un visualiseur rapide et de haute qualité.

Tarification forfaitaire par Go

‍Évitez la facturation astronomique par modèle par page. Cela est particulièrement important si vous téléchargez des types de documents et de fichiers essentiels qui contiennent beaucoup de données, tels que du son, de la musique et des images en haute résolution.

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Autorisation claire et précise par groupe

‍Ajoutez des autorisations au niveau du document, aussi précisément que vous le souhaitez.

Accès aux fichiers et distribution

‍Créez des analyses pertinentes sur la base de la documentation fournie, vous permettant de voir où se situent les secteurs les plus rentables de l'entreprise et de maximiser la rentabilité.

Suivi des documents

‍Les analyses avancées vous permettent de voir quels documents les clients consultent et le temps qu'ils y consacrent. Cela augmente l'efficacité et vous permet de vous concentrer sur les domaines d'intérêt.

Analyses en temps réel

‍Les startups peuvent voir quels investisseurs examinent leurs documents, ainsi que la durée de consultation, afin de mieux comprendre les niveaux d'engagement.

Partage d'informations sécurisé

‍La documentation sur les fusions et acquisitions peut être instantanément partagée avec des investisseurs potentiels, des conseillers et des partenaires commerciaux pour faciliter la collaboration et la facilité d'accès.

Gestion de la due diligence

‍Les demandes de due diligence peuvent passer directement par la plateforme, ce qui élimine le besoin de traceurs Excel et d'e-mails et facilite le stockage centralisé.  

Pourquoi investir dans une salle de données virtuelle (et quand ne pas le faire)

Les avantages de l'utilisation d'une salle de données virtuelle incluent une productivité et une efficacité accrues, des flux de travail améliorés pour les opérations quotidiennes et levée de capitaux, le stockage des informations, une communication efficace, le suivi de l'avancement des projets et, surtout, un stockage sécurisé des données.

Si vous avez besoin d'un endroit où stocker simplement des documents, sans sécurité supplémentaire, Dropbox ou Google Drive peuvent suffire. Si vous décidez qu'une salle de données virtuelle vous convient, tenez compte de tous vos besoins et considérez la situation dans son ensemble, plutôt que simplement le coût, lorsque vous choisissez un fournisseur.