Videos mit dem FirmRoom-Hilfehandbuch
Die Hilfevideos von FirmRoom sollen Benutzern helfen, die VDR-Plattform schnell zu erlernen und zu navigieren
1. Per Drag-and-Drop in einen Raum ziehen
Wie man Dateien per Drag & Drop in einen Raum zieht und neu indexiert
Laden Sie ganz einfach ganze Ordner und Dokumente hoch, indem Sie sie per Drag & Drop direkt in den Raum ziehen. Wählen Sie einfach die Datei aus und ziehen Sie sie in den Raum, bestätigen Sie den Upload-Speicherort und benennen Sie die Datei bei Bedarf um. Bestätigen Sie die Berechtigungen für Gruppen, die Zugriff haben, und der Upload ist abgeschlossen. Wenn Sie einen anderen Browser als Google Chrome verwenden, können Sie eine Datei hochladen, indem Sie auf die Schaltfläche zum Hochladen klicken und die richtige Datei von Ihrem Computer auswählen.
2. Berechtigungen festlegen
So legen Sie Gruppen- und Dateiberechtigungen fest
Auf der Registerkarte „Gruppen“ können Sie den Benutzerzugriff auf Dokumente und Dateien steuern. Alle Berechtigungen werden zunächst auf Gruppenebene gesteuert. Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf das Pluszeichen oder wählen Sie eine bereits erstellte Gruppe aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche für Dateiberechtigungen. Die vier Symbole oben entsprechen dem Umfang der Berechtigungen, die Sie jedem Dokument erteilen können. Klicken Sie einfach auf eines der Symbole auf der rechten Seite. Berechtigungen können auch bis auf die Ebene der einzelnen Dateien festgelegt werden. Um die Berechtigungen für alle Gruppen anzuzeigen und festzulegen, wählen Sie die Schaltfläche „Alle Gruppen“ und dann die „Dateiberechtigungen“ aus und ändern Sie die Berechtigungen nach Bedarf. Sobald Sie die Berechtigungen für eine bestimmte Gruppe festgelegt haben, fügen Sie neue Mitglieder hinzu, indem Sie deren E-Mail-Adresse und jede Nachricht, die Sie senden möchten, eingeben.
3. Index exportieren/Zusätzliche Funktionen
So verwenden Sie den Exportindex und zusätzliche Funktionen
Exportieren Sie eine Sitemap für alle Ordner und Dokumente im Raum, indem Sie oben auf der Seite „Index exportieren“ auswählen. Wählen Sie dann den Export in PDF oder Excel, um einen Index mit Live-Links von allem im Raum zu erhalten. Wenn Sie Indexnummern neu anordnen oder bearbeiten müssen, gehen Sie zu „Index bearbeiten“ und ziehen Sie sie per Drag-and-Drop, um die Dateien im Raum neu anzuordnen. Sie können den Index auch zurücksetzen, wenn Sie Dateien gelöscht haben. Zusätzliche Funktionen finden Sie, indem Sie den Mauszeiger über eine Datei oder einen Ordner bewegen und auf die drei Punkte klicken. Außerdem können Massenaktionen abgeschlossen werden, indem Sie das graue Kästchen an der Seite auswählen.
4. Berichte überprüfen
So überprüfen Sie Berichte und Analysen
Erstellen Sie unter dem Tab „Analytics“ Berichte über Aktivitäten im Raum. Die Aktivitäten werden von den aktivsten Benutzern verfolgt und die Aktivität dokumentiert. Erstellen Sie einen Bericht, indem Sie den Datumsbereich und die Gruppen auswählen, die Sie vergleichen möchten, und exportieren Sie ihn dann als PDF oder Excel. Unter „Dokumentaktivität“ können Sie ähnliche Berichte erstellen und „Werte anzeigen“ sowie die Art der Metriken angeben, die Sie für die verschiedenen Ordner sehen möchten.
Sie können auch Metriken bis hin zu jeder einzelnen Datei anzeigen. Um alle Aktivitäten zu sehen, die im Raum stattgefunden haben, gehen Sie zum „Audit-Log“ auf der linken Seite. Wählen Sie einfach die Aktivität aus und erstellen Sie einen Bericht, der nach Excel exportiert werden kann.
5. E-Mail-Benachrichtigungen
So richten Sie E-Mail-Benachrichtigungen ein
E-Mail-Benachrichtigungen werden von jedem Benutzer gesteuert und finden Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“. Jeder Benutzer bestimmt die Häufigkeit der E-Mails, die er erhält, wenn neue Dokumente in den Raum hochgeladen werden. Wenn ein Administrator ein Dokument hochlädt, kann er sich dafür entscheiden, die Gruppen per E-Mail zu benachrichtigen, die die Genehmigung für das Dokument haben. Alle Benachrichtigungen im Raum pro Benutzer finden Sie im Tab „Benachrichtigungen“. Ein Administrator kann auch eine Massenbenachrichtigung erstellen, die an bestimmte Benutzer gesendet wird. Diese erhalten dann eine E-Mail mit der Benachrichtigung.
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