FirmRoom Admin-Benutzerhandbuch

FirmRoom Admin-Hilfeleitfaden

FirmRoom ist der führende VDR-Anbieter für M&A-Profis. Die Plattform bietet Sicherheit und Flexibilität für Raumadministratoren und Benutzer.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die VDR-Plattform von FirmRoom aus der Sicht eines administrativen Benutzers verwenden. In dieser Administratorhilfe werden die Registerkarten Datenraum, Berechtigungen, Berichte und Einstellungen sowie Benutzerbenachrichtigungen und Ankündigungen behandelt.

Benutzerbenachrichtigungen

• Sieh dir die Benachrichtigungen von all deinen Räumen an oder filtere die Benachrichtigungen nach Räumen

Ankündigungen von Benutzern

Erstellen Sie Massennachrichten (Ankündigungen), die per E-Mail an ausgewählte Benutzer/Gruppen gesendet werden können.

Registerkarte „Benutzerdatenraum“

• Dateien nach den zuletzt hochgeladenen Dateien sortieren
• Wählen Sie das graue Feld aus, um Massenaktionen auf Dokumente anzuwenden
• Speichern Sie Dateien mit einem Lesezeichen, um sie leicht nachschlagen zu können
• Exportieren Sie eine Live-Linking-Sitemap der Ordnerstruktur
• Suchen Sie nach Dokumenten. Bei der Suche wird auch Text in Dokumenten angezeigt
• Das Drei-Punkte-Symbol ermöglicht zusätzliche Funktionen

Dokumentbetrachter

• Suchen Sie in einem Dokument nach einem Wort oder einer Wortgruppe
• Sehen Sie sich die früheren Versionen der hochgeladenen Dokumente an

Registerkarte „Benutzerberechtigungen“

• Eine neue Gruppe erstellen
• Wählen Sie aus Massenaktionen wie dem Verschieben von Benutzern in andere Gruppen oder dem Löschen von Benutzern
• Die Berechtigungen einer Gruppe in eine neue Gruppe kopieren
• Neue Mitglieder hinzufügen
• Überprüfen Sie die Berechtigungen für alle Gruppen

Dateiberechtigungen

• Wählen Sie aus, für welche Gruppe Sie Berechtigungen festlegen möchten
• Wählen Sie zwischen „Ansicht mit Wasserzeichen“, „Mit Wasserzeichen herunterladen“, „Original herunterladen“ und „Bearbeiten“
• Wählen Sie die Anzahl der Berechtigungen aus, die Sie für jede Datei und jeden Ordner festlegen möchten
• Legen Sie die Berechtigungen des übergeordneten Ordners fest
• Verstecken Sie bestimmte Dateien und Ordner im übergeordneten Ordner

Berichte von Benutzern

• Benutzer- und Gruppenaktivitäten wie angesehene, hochgeladene und heruntergeladene Dokumente anzeigen
• Berichte nach Excel exportieren

Berichte zur Aktivität im Datenraum

• Dokumentaktivitäten nach Gruppen verfolgen
• Passen Sie den Berichtszeitraum an
• Wählen Sie aus verschiedenen Metriken
• Berichte nach Excel exportieren

• Verfolgen Sie die Aktivitäten im Datenraum bis auf Dokumentenebene
• Sehen Sie sich an, wie viel Zeit für ein Dokument aufgewendet wurde

Audit-Protokoll

• Verfolgen Sie alle Aktivitäten aus dem Audit-Log
• Nach Benutzer filtern
• Berichte nach Excel exportieren
• Legen Sie die spezifischen Daten fest, nach denen Sie das Auditprotokoll filtern möchten

Benutzereinstellungen

• Über das kleine Symbol in der unteren linken Ecke können Benutzer auf Kontoinformationen zugreifen, die Häufigkeit von E-Mail-Benachrichtigungen festlegen und das Passwort zurücksetzen

Allgemeine Einstellungen

• Passen Sie den Namen, die Hintergrundfarbe, das Logo und die Standardkommentartypen eines Raums an
• Ermöglichen Sie Benutzern, die Anzahl der Dokumente in einem Ordner zu sehen oder Massen-Downloads zu erstellen

Wasserzeichen-Einstellungen

• Opazität, Typ und Position eines Wasserzeichens ändern
• Wenn ein Wasserzeichen dynamisch ist, wählen Sie, ob es den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse, das Datum/die Uhrzeit oder die IP-Adresse anzeigt

Einstellungen: Geheimhaltungsvereinbarung

• Vertraulichkeitsvereinbarungen aktivieren

Hilfe für Benutzer

• Finden Sie Hilferessourcen wie Live-Chat, Telefonsupport rund um die Uhr, Video-Tutorials und häufig gestellte Fragen

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